Išrašas
PATVIRTINTA
Joniškio rajono savivaldybės administracijos direktoriaus
2020 m. rugsėjo 16 d. įsakymu Nr. A-865
(2023 m. rugpjūčio 31 d. įsakymo Nr. A-637 redakcija)
II SKYRIUS
SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI
3. Specialistas turi atitikti šiuos reikalavimus:
3.1. turėti ne žemesnį kaip aukštąjį koleginį išsilavinimą su profesinio bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintą išsilavinimą;
3.2. išmanyti teisės aktų, reglamentuojančių vietos savivaldą, asmenų aptarnavimą viešojo administravimo įstaigose, asmens duomenų apsaugą, dokumentų rengimą, tvarkymą ir apskaitą, reikalavimus ir turėti darbo su dokumentais įgūdžių;
3.3. mokėti dirbti kompiuterinėmis Microsoft Office programomis, kita organizacine technika;
3.4. gebėti sklandžiai ir taisyklinga kalba dėstyti mintis raštu ir žodžiu.
III SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS
4. Specialistas vykdo šias funkcijas:
4.1. vykdydamas Savivaldybės interesantų aptarnavimo „vieno langelio“ principu įgyvendinimą, vadovaudamasis Lietuvos Respublikos teisės aktais, reglamentuojančiais asmenų aptarnavimą:
4.1.1. informuoja interesantus apie Savivaldybės teikiamas administracines paslaugas;
4.1.2. teikia interesantams prašymų suteikti administracinę paslaugą formas, padeda jas užpildyti raštu arba elektroninių paslaugų užsakymo sistemose;
4.1.3. tikrina, kad prie prašymo būtų pateikiami visi pagal nustatytą tvarką sprendimui priimti reikalingi papildomi dokumentai, kuriuos interesantas privalo pateikti;
4.1.4. išduoda interesantams parengtus dokumentus, patvirtintas dokumentų kopijas, pažymas apie priimtus dokumentus;
4.1.5. pagal kompetenciją konsultuoja interesantus telefonu, informuoja apie problemos išsprendimo procedūras;
4.2. priima ir atlieka pirminį gautų paštu, kitomis ryšio priemonėmis ar pristatytų asmenų prašymų ir skundų tvarkymą;
4.3. registruoja asmenų prašymus ir skundus jų gavimo dieną registruose ir informuoja asmenį, kada ir kaip (telefonu, paštu ar kita ryšių priemone) jam bus pranešta apie rūpimo klausimo išsprendimą;
4.4. paskirsto asmenų prašymus ir skundus jų gavimo dieną ir kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos „Kontora“ priemonėmis teikia Savivaldybės merui, administracijos direktoriui, padalinių vadovams susipažinti ir paskirti vykdyti;
4.5. kontroliuoja prašymų ir skundų nagrinėjimo terminus ir atsakymų pateikimo bei atsakymuose spręstinų klausimų vykdymo terminus, užtikrina konfidencialumą;
4.6. tvarko, registruoja sistemoje sukurtuose dokumentų registruose siunčiamą korespondenciją, grąžina arba atmeta ne pagal dokumentų rengimo ir įforminimo reikalavimus parengtus dokumentus rengėjams;
4.7. Siekdamas tinkamai priimti interesantus:
4.7.1. praneša valstybės tarnautojams ir darbuotojams, pas kuriuos interesantai pageidauja patekti, iškviečia kompetentingą valstybės tarnautoją ar darbuotoją interesanto pageidaujamam klausimui spręsti;
4.7.2. organizuoja Savivaldybės vadovų susitikimus su interesantais;
4.8. bendradarbiauja su padalinių vadovais ir specialistais dėl asmenims teikiamos informacijos atnaujinimo laiku;
4.9. tikrina Savivaldybės elektroninį paštą savivaldybe@joniskis.lt, elektroninio pristatymo dėžutę, perduotų iš kitų raštinių dokumentų registrą;
4.10. administruoja Savivaldybės informacijos teikimą Viešųjų ir administracinių paslaugų stebėsenos ir analizės informacinėje sistemoje (PASIS);
4.11. administruoja elektronines paslaugas, užsakytas per Valstybės informacinių išteklių sąveikumo platformą (VIISP);
4.12. priima, paruošia siųsti ir perduoda pašto paslaugų teikėjui universaliąsias pašto siuntas pagal sudarytus LP EXPRESS savitarnoje pašto siuntų sąrašus;
4.13. formuoja dokumentų bylas vadovaudamasis dokumentacijos planu ir paruošia jas archyviniam saugojimui;
4.14. rengia institucijų vadovų raštų ir kitų dokumentų projektus, esant poreikiui tvirtina dokumentų kopijų ir išrašų tikrumą;
4.15. kartą per metus atlieka asmenų aptarnavimo ir prašymų nagrinėjimo taikant „vieno langelio“ principą kokybės analizę ir šios analizės rezultatus praneša Kanceliarijos skyriaus vedėjui;
4.16. dalyvauja rengiant Kanceliarijos skyriaus veiklos ataskaitas, planus, pagal kompetenciją sistemina, analizuoja ir teikia informaciją, reikalingą Savivaldybės administracijos veiklos ataskaitoms;
4.17. užtikrina, kad Savivaldybės interesantų priimamajame būtų visų reikiamų kanceliarinių, organizacinės technikos priemonių, sukuria palankias darbui ir asmenų priėmimui sąlygas;
4.18. užtikrina specialisto žinioje esančių spaudų ir dokumentų saugumą;
4.19. administruoja kompiuterizuotą dokumentų valdymo sistemą „Kontora“.
4.19.1. tvarko, pildo ir keičia sistemoje naudojamus klasifikatorius;
4.19.2. tvarko pagal Savivaldybės administracijos poreikius įstaigų klasifikatorių;
4.19.3. stebi darbą sistemoje;
4.19.4. rengia reikalingas dokumentų valdymo ataskaitas;
4.20. teikia Skyriaus vedėjui pasiūlymus dėl veiklos, dokumentų tvarkymo procesų optimizavimo ir naujovių diegimo;
4.21. Pavaduoja Skyriaus vedėjo nurodymu kitus Skyriaus specialistus jų kasmetinių, mokymosi atostogų, komandiruočių, laikino nedarbingumo laikotarpiais ir kitais atvejais Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės aktų nustatyta tvarka;
5. Specialistas vykdo kitus Savivaldybės vadovų, administracijos direktoriaus ir Skyriaus vedėjo pavedimus, priklausančius Skyriaus kompetencijai.